6 Contoh Surat SP dan Prosedur dalam Membuatnya

400
Contoh surat SP
Contoh surat SP

Bidhuan.id – Seperti apa contoh surat SP yang benar? SP merupakan singkatan dari surat peringatan. Dari namanya anda sudah tentu mengetahuinya bahwa surat ini isinya tentang memberi peringatan kepada seseorang terhadap apa yang sudah dilakukan oleh orang tersebut. Peringatan yang diberikan tentu bukan tanpa sebab. Biasanya surat peringatan diberikan kepada seseorang yang sudah terbukti lalai dalam menjalankan tugas dan kewajibannya sehingga menimbulkan efek negatif terhadap tempat dia kerja.

Kita tahu bahwa setiap perusahaan, institusi, maupun instansi memiliki ketentuan maupun aturannya masing-masing. Aturan tersebut dibuat tidak lain adalah untuk membuat siapapun yang menjadi anggota atau keluarga besar dari perusahaan, instansi, atau institusi tersebut mampu dan mau menjalankan tugas dan kewajibannya. Namun jika tenryata ada seseorang atau beberapa orang yang malah tidak memperdulikan tugas dan tanggung jawabnya tersebut, tentunya atasan akan memberikan peringatan.

Salah satu peringatan yang dilakukan adalah memberikan surat peringatan. Dalam membuat contoh surat SP yang baik, ada beberapa hal yang tidak boleh diabaikan yang memang sudah menjadi ciri khas dari surat tersebut. Di bawah ini akan kami berikan informasi yang lebih lengkap mengenai pengertian surat peringatan dan juga beberapa contoh surat SP yang baik yang dapat anda jadikan sebagai bahan referensi.

Baca: Surat Terbuka Untuk Pemerintah dari Seorang Apoteker Tentang Pengalihan Subsidi BBM

Apa itu Surat Peringatan (SP)?

Surat peringatan atau surat SP? Seperti yang telah kami terangkan sebelumnya bahwa SP merupakan singkatan dari surat peringatan. Itu artinya surat ini merupakan surat yang di dalamnya berisi tentang peringatan dari atasan terhadap bawahan atau dalam hal ini karyawan, buruh, maupun pegawai atas apa yang sudah dilakukannya. Surat peringatan termasuk ke dalam surat resmi sehingga yang mengeluarkannya pun juga harus menulis surat ini dengan bahasa yang resmi.

Di dalam mengeluarkan surat SP, biasanya HRD atau pihak-pihak yang memiliki kewenangan menangani urusan dengan karyawan atau pegawai akan melakukan penyelidikan terlebih dahulu. Penyelidikan ini bertujuan untuk mengetahui apakah yang bersangkutan memang benar-benar melakukan pelanggaran seperti yang sudah dilaporkan.

Dengan begitu, maka surat peringatan yang dilayangkan kepadanya tidak salah. Bayangkan jika ternyata surat tersebut malah salah dimana yang bersangkutan tidak melakukan seperti yang ditudukan, yang ada malah menimbulkan dendam dan bisa mempengaruhi hubungan antara atasan dengan bawahan yang kemudian bisa berdampak pada timbulnya konflik.

Ketentuan Menulis Surat SP

Memnbuat contoh surat SP harus memperhatikan ketentuan-ketentuan yang memang menjadi roh dari surat ini. Seseorang tidak bisa menulis surat peringatan secara sembarangan dan menyamakannya dengan surat pada umumnya. Lalu apa saja ketentuan dari surat peringatan ini? Di bawah ini kami akan menerangkannya kepada anda.

Baca juga: Contoh Surat Keterangan Sakit dari Dokter untuk Pegawai Swasta dan Instansi

  • Ketentuan yang pertama adalah surat peringatan memiliki beberapa tahapan atau tingkatan. Ada surat peringatan 1, surat peringatan 2, dan surat peringatan 3.
  • Masing-masing surat peringatan tersebut harus diberikan secara berurutan. Maksudnya, atasan tidak bisa langsung melayangkan surat peringatan ketiga tanpa sebelumnya melayangkan surat peringatan 1 dan 2. Namun ketentuan ini bisa berubah jika sebelumya kedua pihak sudah melakukan perjanjian kerja yang berhubungan dengan kedisiplinan maupun sanksi atau pelanggaran.
  • Kemudian untuk jangka waktu dari masing-masing surat tersebut adalah 6 bulan. Dengan kata lain, perusahaan akan memberikan surat peringatan kedua dengan catatan sudah mencapai waktu 6 bulan sejak dilayangkannya surat peringatan pertama. Itupun juga dengan catatan jika yang bersangkutan tidak kunjung merespon surat peringatan pertama atau melakukan kesalahan atau pelanggaran lain.
  • Jika perusahaan maupun instansi sudah mengeluarkan surat peringatan ketiga, maka itu berarti akan ada PHK atau pemutusan hubungan kerja secara sepihak. Surat peringatan ketiga ini merupakan surat terakhir yang dilayangkan yang sekaligus mengindikasikan bahwa antara perusahaan dan karyawan sudah tidak ada kerjasama atau hubungan kerja lagi.

Untuk lebih jelasnya mengenai ketentuan dan juga prosedur dalam memberikan surat peringatan, anda bisa mendapatkan informasi yang lebih lengkap dengan melihat pada Undang-Undang Ketenagakerjaan No.13 tahun 2003.

Dampak Pemberian Surat SP

Dalam mengeluarkan surat peringatan ini sebenarnya ada sisi positif dan negatifnya. Berikut ini akan kami berikan informasi mengenai apa saja sisi posit dan negatif ketika dari surat peringatan.

  • Sisi Positif
    • Surat peringatan dibuat dengan tujuan agar karyawan tersebut mengetahui kesalahan yang telah dilakukannya.
    • Surat peringatan juga dibuat untuk membuat karyawan tersebut tidak sampai melakukan kesalahan yang sama yang hanya akan merugikan dirinya sendiri dan perusahaan. Jika ternyata karyawan atau pegawai tersebut terbukti melakukan pelanggaran lagi, maka perusahaan tidak segan memberikan sanksi yang berat. Salah satunya adalah pemutusan hubungan kerja.
    • Surat ini juga diberikan sebagai bahan evaluasi ketika perusahaan hendak melakukan penilaian untuk menentukan siapa karyawan atau pegawai teladan. Yang perlu diperhatikan bahwa pegawai teladan biasanya tidak pernah menerima surat ini.
  • Sisi Negatif
    • Jika surat SP yang diberikan malah tidak sesuai dengan apa yang terjadi. Maksudnya, apa yang ditudukan dalam surat tersebut tidak pernah dilakukan oleh karyawan atau pegawai yang namanya tercantum dalam surat peringatan tersebut. Akibatnya, akan terjadi dendam dan sakit hati yang malah berimbas pada kinerja karyawan tersebut.
    • SP tidak diberikan tanpa sebelumnya atasan memberikan peringatan lisan. Jadi, biasanya akan ada peringatan lisan dan baru dilanjutkan dengan peringatan tertulis ketika yang bersangkutan tetap melakukan kesalahan yang sama.

1. Contoh surat SP karyawan

Contoh surat SP karyawan
Contoh surat SP karyawan

2. Contoh surat SP untuk siswa

Contoh surat SP untuk siswa
Contoh surat SP untuk siswa

3. Contoh surat SP dan pelanggarannya

Contoh surat SP dan pelanggarannya
Contoh surat SP dan pelanggarannya

4. Contoh surat SP karena terlambat masuk kerja

Contoh surat SP karena terlambat masuk kerja
Contoh surat SP karena terlambat masuk kerja

5. Contoh surat SP yang benar sesuai ketentuan

Contoh surat SP yang benar sesuai ketentuan
Contoh surat SP yang benar sesuai ketentuan

6. Contoh surat SP karena tunggakan

Contoh surat SP karena tunggakan
Contoh surat SP karena tunggakan

 

Demikian informasi seputar pengertian, aturan, dan contoh surat SP. Semoga bermanfaat.