Bidhuan.id – Apa saja tugas administrasi perkantoran? Administrasi perkantoran merupakan semua rangkaian kegiatan yang ada di dalam organisasi yang berhubungan dengan pengolaan informasi dan data yang digunakan unntuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Kegiatan tersebut tentunya sudah disusun secara sistematis dimana nanti di dalam administrasi perkantoran tersebut terdapat perencanaan, pengarahan, penyelenggaraan, pengorganisiran, dan juga pengawasan terhadap semua pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup organisasi atau kantor.
Untuk tugas administrasi perkantoran yang utama adalah untuk melakukan perekapan data dan juga pengolahan dokumen serta menyimpannya secara terstuktur. Bagian admin kantor nanti diharapkan dapat membangun relasi yang baik dengan semua karyawan karena bidang yang dikerjakan tersebut berkaitan dengan karyawan serta manajemen perusahaan.
Fungsi Administrasi Perkantoran
1. Fungsi teknis
Fungsi teknis adalah fungsi yang berkaitan dengan meminta pendapat, keterampilan, dan juga keputusan dari berbagai macam aktivitas perkantoran. Contohnya adalah mengetahui dan memahami bagaimana cara menggunakan perangkat lunak dan juga perangkat keras. Selain itu, fungsi teknis ini juga seringkali dilakukan oleh staf administrasi yang ada di departemen teknologi informasi.
2. Fungsi rutin
Fungsi ini adalah fungsi yang berkaitan dengan pemikiran yang baik dan tidak berkaitan dengan hal-hal pengarsipan maupun penggandaan. Biasanya fungsi rutin dijalankan oleh staf administrasi yang memiliki tanggung jawab terhadap jalannya kegiatan administrasi.
3. Fungsi interpersonal
Fungsi administrasi perkantoran yang ketiga disebut sebagai fungsi interpersonal. Fungsi yang satu ini membutuhkan penilaian dan juga analisis yang digunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan dan juga keterampilan yang berhubungan dengan relasi orang lain. Untuk fungsi interpersonal ini biasanya digunakan sebagai jenjang karir sebelum mereka naik pangkat menjadi manajer.
4. Fungsi analisis
Fungsi ini menuntut administrasi perkantoran memiliki pemikiran yang kritis dan kreatif yang diikuti dengan kemampuan di dalam mengambil keputusan. Biasanya fungsi ini dijalankan oleh asistem manajer yang bertanggung jawab di dalam mendukung keputusan yang dibuat oleh atasan.
5. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pemotivasian, dan juga pengukuran. Biasanya fungsi ini digunakan oleh staf yang memiliki jabatan sejajar dengan manajer dan bertanggung jawab pada pelaksanaan prosedur dan sistem di dalam administrasi organisasi.
Baca: 5 Struktur Organisasi Rumah Sakit Yang Wajib Anda Ketahui
Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran
Adapun untuk tujuan yang berkaitan dengan administrasi perkantoran antara lain sebagai berikut:
- Membantu perusahaan di dalam memelihara persaingan
- Membuat catatan dengan perkiaraan biaya seminimal mungkin
- Memberi pekerjaan ketatausahaan secara cermat
- Memberi informasi yang lengkap yang dibutuhkan siapapun, kapan pun, dan dimana pun yang bertujuan agar kegiatan perusahaan dapat terlaksana secara efisien
- Memberi laporan dan catatan yang cukup menggunakan biaya serendah-rendahnya.
Macam-Macam Tugas Administrasi Perkantoran
Di bawah ini kami akan membahas lebih lengkap mengenai apa saja tugas yang harus dilakukan oleh administrasi perkantoran:
Baca: BPOM Informasikan Produk Import Kacang Pistachios yang Tercemar Salmonella
1. Menerima panggilan telepon
Tugas pertama dari administrasi perkantoran adalah menerima panggilan telepon atau yang berhubungan dengan komunikasi lainnya. Di sini pentingnya sebuah admin kantor yang memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Biasanya untuk kantor yang berskala kecil, biasanya memang ada admin untuk menjawab telepon. Namun berbeda dengan perusahaan yang berskala besar yang mana sudah ada divisi lain yang bernama customer service. Selain itu, administrasi perkantoran juga bertugas sebagai penghubung. Namun kadang berhubungan dengan hubungan di kantor lain yang berkaitan dengan kerjasama bisnis.
2. Membuat agenda kantor
Tugas kedua dari administrasi perkantoran adalah membuat agenda kantor. Terkadang ada relasi yang hendak bertemu pimpinan perusahaan maupun divisi lain. Maka dari itu, administrasi perkantoran harus mampu menyiapkan berbagai agenda kegiatan kantor. Namun, sebelum menyusun agenda ini, administrasi perkantoran harus berkomunikasi dan berkoordinasi dengan bagian yang lainnya agar supaya jadwal bisa tersusun dengan rapi dan tepat.
3. Bertugas untuk entri data
Administrasi perkantoran juga bertugas untuk mengentri data atau rekap data. Namun jangan khawatir karena anda tidak akan merekap data tersebut sendirian. Biasanya perusahaan memiliki divisi lainnya, seperti divisi gudang maupun divisi lainnya yang memang bertugas merekap data. Lalu bagaimana dengan administrasi perkantoran? Tugas dari administrasi perkantoran hanya menyimpulkan hasil rekapan data yang berasal dari divisi lainnya.
Selain itu, administrasi perkantoran juga harus dibekali dengan tingkat ketelitian yang tinggi. Mengapa? Karena jangan sampai ada kesalahan dalam mencatat data-data seperti nomor telepon, alamat, dan lain sebagainya yang harus direkap secara terstruktur agar supaya mudah dalam melakukan pencarian.
4. Keperluan arsip data
Agar supaya data-data mudah untuk dikelola, maka perlu dilakukan pengarsipan. Inilah yang juga menjadi tugas dari administrasi perkantoran sehingga data dan berbagai informasi penting lainnya bisa tersusun dengan baik.
Demikian penjelasan dari kami mengenai beberapa hal yang berhubungan dengan administrasi perkantoran. Setiap pekerjaan memang memiliki tanggung jawab dan resiko masing-masing. Namun dengan pengalaman, ketekunan, dan mau belajar maka semua rintangan dan resiko bisa dihadapi. Bahkan kita bisa menyelesaikan pekerjaan tersebut tanpa ada kesalahan sedikit pun.
Selain itu, sekilas memang administrasi perkantoran memiliki tugas yang banyak. Namun ketika sudah terbiasa maka semuanya bisa berjalan dengan baik dan bahkan tidak ada beban. Anda tidak akan bekerja sendirian karena pasti anda akan dbantu, asalkan Anda memiliki kemampuan membangun relasi yang baik. Yang tidak kalah penting, dalam menjalankan tugas administrasi perkantoran, Anda akan dibantu oleh pihak-pihak maupun divisi lain dalam menjalankan tugas anda tersebut.
