5 Contoh Surat Peringatan Berbagai Kasus

Bidhuan.id – Bagaimana membuat contoh surat peringatan yang benar? Meskipun isinya berupa peringatan atau teguran, tapi surat ini harus tetap menggunakan bahasa yang formal karena masih tergolong ke dalam surat resmi. Surat ini adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi, organisasi, maupun perusahaan kepada karyawan atau pegawainya dikarenakan dia telah melakukan tindakan tertentu.

Tindakan tersebut sudah pasti tidak sesuai dengan aturan perusahaan atau bahkan malah merugikan perusahaan maupun instansi itu sendiri. Maka dari itu, yang bersangkutan memperoleh surat peringatan yang isinya agar dia memberikan alasan melakukan hal tersebut dan diminta untuk tidak mengulanginya lagi. Di dalam membuat contoh surat peringatan yang benar, tidak cukup hanya memahami bahwa bahasa yang digunakan adalah bahasa formal.

Anda yang diminta membuat surat ini harus benar-benar mengetahui kira-kira pelanggaran apa yang telah dilakukan oleh karyawan tersebut. Lebih lengkapnya silahkan anda simak apa saja hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat peringatan.

Baca: Contoh Surat Keterangan Sakit dari Dokter untuk Pegawai Swasta dan Instansi

• Pahami sasaran
  • Seperti yang sudah kami jelaskan bahwa langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengumpulkan informasi secara akurat dan tepat mengenai siapa yang melanggar dan pelanggaran apa yang sudah dilakukan.
  • Untuk itu, biasanya HRD memiliki tim atau seseorang yang ditunjuk untuk mendapatkan informasi tersebut. Dengan begitu, maka surat teguran yang dilayangkan tidak salah sasaran dan isinya pun sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan.
• Meminta untuk memberi penjelasan
  • Di dalam surat ini nanti berisi perintah agar yang bersangkutan memberikan konfirmasi atas pelanggaran yang dilakukan.
  • Biasanya surat peringatan juga akan menerangkan jika karyawan atau pegawai tersebut memberikan konfirmasi sebelum waktu yang ditentukan, maka surat ini dianggap gugur.
• Surat peringatan memiliki tahapan
  • Surat peringatan terdapat 3 tahap. Yang pertama adalah surat peringatan 1, surat peringatan 2, dan yang terakhir adalah surat peringatan 3.
  • Setiap surat peringatan 1 dilayangkan ketika seseorang baru melakukan pelanggaran untuk yang pertama kali. Kemudian diberi surat peringatan 2 jika orang tersebut tidak kunjung memberikan konfirmasi kepada perusahaan.
  • Surat peringatan 2 bisa juga dikirim jika ternyata karyawan tersebut malah melakukan pelanggaran untuk yang kedua kali.
  • Surat peringatan 3 diberikan setelah surat peringatan 2 yang tentunya sebagai tindak lanjut jika tidak ada konfirmasi yang diberikan.
  • Surat peringatan 3 juga bisa berakhir PHK atau Pemutusan Hubungan kerja. Jadi, biasanya orang yang menerima SP 3 ini akan langsung dinyatakan tidak bekerja di perusahaan tersebut.

Tujuan Pembuatan Surat Peringatan

Berdasarkan keterangan dari Undang-Undanga tentang Ketenagakerjaan pasal 151 (1) bahwa tujuan dari surat peringatan yakni mengusahakan agar antara perusahaan dan pegawai atau karyawan tidak sampai terjadi pemutusan hubungan keraja atau PHK. Maksudnya, surat ini sebenarnya lebih kepada konfirmasi atas tindakan yang dilakukan dan meminta karyawan tersebut untuk segera memberikan konfirmasi.

Dengan begitu, maka perusahaan tidak sampai melakukan PHK kepada karyawan tersebut yang tentunya akan menimbulkan kerugian bagi kedua pihak, terutama karyawan. Surat peringatan ini juga bertujuan agar supaya karyawan tersebut mau dan mampu memperbaiki dirinya dan kinerjanya sehingga dia bisa menjadi salah satu karyawan terbaik.

Aturan dalam Mengeluarkan SP

Surat peringatan atau SP tidak bisa dikeluarkan begitu saja. Dalam mengeluarkan surat ini, pemerintah telah memberikan rambu-rambu seperti yang dijelaskan pada Undang-Undangan Ketenagarkerjaan pasal 161 yang kesimpulannya sebagai berikut:

Baca juga: Surat Terbuka Untuk Pemerintah dari Seorang Apoteker Tentang Pengalihan Subsidi BBM

• Perusahaan boleh mengeluarkann surat peringatan kepada pegawai, karyawan, buruh jika ternyata yang bersangkutan terbukti melanggar ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan yang bisa berdampak pada pemutusan hubungan kerja.
• Perusahaan akan mengeluarkan surat peringatan, mulai dari SP 1, SP 2, dan SP 3 secara berturut-turut.
• Untuk jangka waktu dari setiap tahap surat peringatan ini adalah enam (6) bulan sejak dikeluarkannya surat tersebut. Artinya, jika seseorang menerima surat peringatan 1, maka dia akan diberi waktu setidaknya 6 bulan. Jika tidak ada konfirmasi apapun, maka perusahaan bisa mengirimkan surat peringatan 2 setelah 6 bulan.

1. Contoh surat peringatan 1

Berikut ini kami akan memberikan contoh seputar surat peringatan 1 atau SP 1:

[su_box title=”contoh surat peringatan 1″]

PT. INDAH SELALU MAKMUR

JL. Raya Bunga Melati No. 22 Surabaya
No. Telp (031) 999888 Fax (031) 99888899

No Surat: 11 / SP / III / 2020

Hal: Surat Peringatan

Surat ini kamu tujukan kepada:

Nama: Mukhammad Lukman Hamdalah Athala

No. Pegawai : 76789098765789

Jabatan: Staff Accounting

Berdasarkan informasi yang kami dapatkan bahwa saudara Mukhammad Lukman Hamdalah Athala telah melakukan pelanggaran yang berkaitan dengan kedisiplinan yaitu tidak masuk kerja (tanpa keterangan) selama lebih dari 5 hari secara berturut-turut.

Sebagai seorang karyawan yang sudah berpengalaman dan sudah mengabdi selama 10 tahun, seharusnya saudara bisa menjadi contoh bagi karyawan yang lain. Maka dari itu, perusahaan memberi SP 1 (Surat Peringatan 1). Kami berharap agar di kemudian hari saudara mau dan mampu memperbaiki diri serta dapat bersikap sebagai seorang pekerja yang profesional yang mematuhi segala ketentuan dan aturan perusahaan.

Demikian surat ini kami berikan agar bisa dijadikan sebagai renungan dan perhatian untuk saudara.

Surabaya, 05 Februari 2020

Fuad Selalu Ganteng
Manager

[/su_box]

2. Contoh surat peringatan 1 yang benar

3. Contoh surat peringatan untuk siswa

4. Surat teguran perusahaan

5. Surat peringatan keterlambatan pekerjaan

Demikian penjelasan dari kami tentang pengertian, ketentuan, tujuan, serta contoh surat peringatan. Dari sini kita bisa mengambil kesimpulan bahwa surat peringatan dikeluarkan karena seseorang telah melakukan pelanggaran terhadap aturan dan ketentuan. Surat ini memiliki 3 tahapan dan masing-masing tahapan tersebut memiliki jangka waktu 6 bulan. Semoga informasi ini bermanfaat.